La productividad es una de esas ciencias que todos conocemos, pero pocos sabemos aplicar, da igual cuántos libros leamos o softwares usemos, al final, terminamos por llenarnos de trabajo y sentir que, por más que dediquemos muchas horas, no llegamos a todo.
Este es un problema importante, ya que de nuestra productividad depende los resultados que obtenemos en nuestro negocio, haciendo que la gestión de todo pueda llegar a ser realmente frustrante o agobiante.
En este artículo vamos a explicarte cómo organizar tu agenda para ser productivo como entrenador online, ya sea que te dediques al 100% a esto, o lo combines con tu trabajo como entrenador de manera presencial.
Comenzando por el principio, ¿qué es la productividad?
Por definición, la productividad hace referencia a la cantidad de producción por unidad de trabajo, es decir, a cuántas cosas se producen por cada espacio de tiempo dedicado al trabajo.
Esta puede parecer una definición obvia, pero muchas veces pensamos que ser productivo es lo mismo que estar ocupado.
La mayoría de entrenadores se pasan el día entero trabajando mientras saltan de una tarea hacia la otra y, cuando llega el final del día, no han avanzado nada.
Estar ocupado es muy diferente de ser productivo, para lo primero solo se necesita hacer cosas, para lo segundo, tener una estructura clara de qué se va a hacer y cuánto de ese trabajo se necesita realizar.
Por qué es importante la productividad como entrenador online.
Quienes trabajamos como entrenadores online tenemos un problema, y es que en este modelo de negocio se pueden hacer muchas cosas y hay muchas distracciones.
En el modelo presencial, rara vez estaremos revisando el correo o redes sociales cada 30 minutos, seguramente no recibimos demasiadas notificaciones por ese medio y además, tenemos al cliente delante, lo cual nos obliga a prestarle toda nuestra atención.
Sin embargo, en el modelo online esas distracciones forman parte de nuestro día a día, comprobamos el correo para ver si hay algún mensaje del cliente, abrimos las redes sociales para revisar si alguien se ha interesado por nuestros servicios o leemos en blogs o programas cuáles son las mejores herramientas y tácticas para captar nuevos clientes.
Esta es la razón por la que los entrenadores online debemos ser mucho más productivos y prestar atención en dónde ponemos nuestro foco o energía, de lo contrario, terminaremos como el esqueleto de la portada de este artículo, agobiados de hacer tantas cosas y sin un buen negocio que nos permita vivir como queremos.
Cómo organizar tu agenda como entrenador online
Una vez que hemos visto la importancia de ser productivo, lo primero que debemos hacer para lograrlo es organizar nuestra agenda.
Como no existe productividad sin tener el cerebro descansado, el primer paso es asignar en la agenda las tareas no negociables, es decir, aquellas que son realmente importantes para ti y no tienen que ver con el trabajo.
Estas pueden ser tus propios entrenamientos, tiempo libre para realizar algún deporte, estudiar, estar con tu pareja, familia, etc.
En segundo lugar, colocamos las tareas de foco o crecimiento, estas son las que nos van a permitir mejorar nuestro negocio; aquí entrarían las creaciones de nuevos programas, el diseño de las estrategias de captación de clientes o la planificación de los diferentes servicios.
Tras las de foco, debemos agendar las tareas obligatorias, es decir, aquellas que tenemos que hacer sí o sí.
Estas pueden ser actualizar los programas de los clientes, darles soporte o realizar entrenamientos presenciales (si ofrecemos este tipo de servicios).
Por último, deja en tu agenda semanal un tiempo para las cosas pendientes (también conocido como buffer zone).
Incluso en la mejor de las semanas, es probable que te queden cosas pendientes que hacer, tareas que se alargan más de lo esperado y otras que no dependen solo de ti (el clásico cliente que envía su revisión tarde), por ello es ideal que te anticipes a eso y guardes en tu agenda un tiempo para tareas pendientes, de ese modo no sentirás que no "llegas a todo".
Mantén lejos a tus enemigos
Un aspecto vital de la productividad es hacernos la vida fácil tratando de mantener alejados aquellos elementos o acciones que nos distraen o incitan a procrastinar.
Así como es complicado que una persona pierde peso si tiene toda la bollería del mundo en su casa, es igual de difícil que un entrenador online sea productivo si tiene todas las fuentes de distracciones cerca.
Para ello, te recomendamos lo siguiente:
- Apaga todas las distracciones del teléfono, salvo que trabajes con clientes en estado terminal, nada es de vida o muerte como para que debas estar pendiente de cada mensaje o notificación que llega.
- No tengas el teléfono en tu lugar de trabajo, ponlo en otra habitación o lo más alejado de ti posible, de lo contrario, es muy fácil revisar las redes sociales en esos momentos de bloqueo o donde no nos vienen las ideas a la mente.
- Ten un horario para dar soporte y, cuando lo des, sé resolutivo.
Si por cada pregunta de un cliente respondes con otra pregunta, es fácil pasarte la mañana entera esperando su respuesta, siempre que te sea posible trata de ser resolutivo y dar al cliente la respuesta que necesita, si tienes dudas, respóndele con las dos o tres posibles respuestas que necesite. - Pon fechas límite para cada tarea o terminarán por hacerse eternas.
Si la tarea es muy grande y requiere de varios días/semanas, divídela en bloques y pon fechas para cada bloque. - Sé disciplinado/a, todos preferimos ver la última serie de Netflix antes que realizar esas tareas de poco valor o repetitivas del negocio, pero mientras no puedas delegarlas a un tercero, eres tú el responsable de que se realicen a tiempo, no seas como el mono de Tim Urban en el siguiente vídeo.
Consejos finales:
- El mejor software o sistema de organización se llama disciplina, da igual cuántas agendas o herramientas uses, si no eres capaz de cumplirlas y dejar de procrastinar, no valdrán para casi nada.
- No empieces el día respondiendo mails o dando soporte a tus clientes, este tipo de tareas requieren de muy poca energía y pueden hacerse en cualquier otro momento.
- Marca en tu agenda el tiempo libre o vacaciones antes que cualquier otra cosa, la mejor herramienta de productividad es un cerebro descansado.
- Modera tu optimismo, todos pensamos que las cosas nos llevarán menos tiempo del que realmente nos ocupan, es mejor plantear 2 tareas al día y cumplirlas, que plantear 5 y dejar la mitad sin hacer.
- Haz pruebas sobre qué te funciona mejor, ya sea en cuanto a horarios o sistemas de trabajo, no a todos nos va bien lo mismo ni tenemos el mismo tipo de vida ideal.
- Cuando sientas que no avanzas o tengas días de pocas ideas/energía, aprovéchalos para realizar las tareas de poco impacto en el negocio (ordenar documentos, enviar facturas, resumir libros que has leído, etc.)
- No realices más de 1-2 tareas grandes cada día, nuestro cerebro tiene una cantidad limitada de energía y si te pasas el día haciendo muchas cosas que requieren de mucho foco, terminarás fundid@.
En su lugar, programa 1-2 tareas importantes para cada día y dedica el resto del tiempo a realizar las tareas obligatorias, pero no importantes (dar soporte, responder mails, etc.)
- Si sientes que no llegas a todo, evalúa qué tareas puedes dejar de hacer o delegar y no afectarían al negocio (responder comentarios de seguidores, mails de publicidad, editar el contenido para tus RRSS, etc.)
Extra: Herramientas para mejorar tu productividad
Como acabamos de mencionar, la mejor herramienta de productividad eres tú y tu disciplina, si no eres capaz de lidiar con las distracciones y trabajar concentrado, no importa qué tipo de software uses.
Dicho esto, hay una serie de herramientas más allá de los clásicos calendarios que son muy útiles y te recomendamos.
Todoist es un gestor de tareas que se integra con cualquier calendario y te permite organizar tus días en tareas por diferentes niveles de importancia, añadir comentarios, subir archivos o compartirlas con tu equipo.
Asana es software que te ayuda a planificar, organizar y gestionar el trabajo de tu equipo. No nos parece tan útil como agenda o herramienta de uso propio, pero si tienes equipo, es un buen software para la gestión de proyectos.
Una opción similar a Asana, es Trello.
Textxpander es una herramienta que te ahorra una buena cantidad de tiempo a la hora de responder mensajes o crear textos que repites con frecuencia.
No es una agenda ni funciona como tal, sin embargo, si pasas mucho tiempo dando soporte y escribiendo siempre las mismas cosas, es realmente útil.
Por último, una buena agenda en papel también es una herramienta genial para organizarte, te mantiene alejado de las distracciones de la pantalla y puedes realizar casi cualquier anotación en ella.
Sea cual sea la herramienta que uses, asegúrate de tenerla a la vista cada día y cumplir con lo que te propones :)
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