Si acabas de empezar como entrenador online estos documentos te serán de gran ayuda para facilitarte la vida y poder enviárselos a tus clientes. Estos formularios son esenciales si quieres que tu negocio funcione correctamente y sobre todo, si quieres gestionar a tus clientes de una forma lo más efectiva posible.
En esta lista te hemos recopilado 8 plantillas de documentos imprescindibles que necesitarás enviarle a tus clientes al comenzar su programa de entrenamiento contigo. Estos documentos te permitirán generar una primera impresión profesional y dejar muy claro cómo será el proceso de trabajo juntos. Las plantillas podrás usarlas tanto en tu negocio online, como para tu centro de entrenamiento presencial. No tendrás que pensar ni buscar qué tienes que enviarle a tu cliente o qué poner en el email de bienvenida, qué tipo de contrato hacer o qué preguntas deberías realizarle para conocer su situación actual.
Así de fácil. Al final de este artículo encontrarás un enlace donde podrás descargarte todas las plantillas editables ya preparadas para adaptarlas a tu negocio (añade tu logo e información de contacto) y listo para comenzar a trabajar.
Copia, adáptalas y empieza hoy mismo.
1. Paquete de bienvenida
Estos documentos, para nosotros, son los que más valor tienen como entrenador personal. El paquete de bienvenida es una oportunidad para causar una gran primera impresión a un cliente que acaba de empezar tu programa. Puedes personalizarlo completamente según tus propias necesidades, pero estoy seguro de que esta plantilla te será de gran ayuda para coger ideas de cómo puedes darle una buena bienvenida a esa persona que acaba de contratar tus servicios.
Este documento incluye un resumen de cómo será tu programa, la terminología específica que vas a usar para que tu cliente pueda entender el entrenamiento sin problema, algunas reglas no escritas del gimnasio que como entrenadores sabemos, pero que tu cliente seguramente no tenga en cuenta (esto no solo le ayudará a encontrarse más cómodo, sino que confiará más en ti y en todo lo que le aconsejes a posteriori) y unas pautas sobre entrenamiento, hábitos y sueño.
Léela completamente y no te olvides de personalizarla según tus propias necesidades.
2. Cuestionario de objetivos del cliente
Este sencillo formulario ayuda a tu cliente a pensar detenidamente sobre los objetivos que quiere proponerse y por qué son importantes para él. El cuestionario utiliza una combinación de preguntas cerradas y abiertas que le ayudarán a profundizar en sus expectativas, así como las razones por las que quiere conseguirlo.
Básicamente es un cuestionario que le ayudará a reflexionar sobre la efectividad o no de sus hábitos actuales, así como también a establecer proyecciones de lo que les gustaría lograr en el futuro. La ciencia afirma que establecer un compromiso formal de objetivos, así como encontrar el "por qué" que hay detrás de conseguirlos, puede mejorar la adherencia a los programas de entrenamiento y nutrición y, por lo tanto, mejorar la tasa de éxito.
3. Cuestionario de estilo de vida del cliente
Este formulario te permite recopilar información sobre el estilo de vida de tu cliente y el contexto en el que se encuentra. Tiene preguntas relacionadas con el trabajo, el sueño, los niveles de estrés, así como una descripción profunda de sus actuales hábitos de alimentación y ejercicio.
Está escrito de tal manera que podrías enviárselo al cliente para que lo complete por sí mismo y te lo reenvíe o incluso podrías realizarlo junto a él en la entrevista inicial para profundizar más detenidamente en aquellas respuestas que fuesen necesarias.
4. Diario de nutrición
Esta plantilla es la solución perfecta para todos aquellos clientes que nunca antes habían hecho un registro y control de su alimentación diaria. Es una simple tabla donde pueden escribir a mano las comidas que le corresponden cada día de la semana. Suele ser especialmente efectivo para aquellos clientes que dicen que registran y controlan todo lo que comen, pero siguen aumentando de peso.
Resulta muy útil para aquellos que se resisten al uso de aplicaciones y tecnología y puede ser incluso mucho más efectivo porque al tenerlo impreso pueden colocarlo en un lugar visible que les servirá como recordatorio, para así crear un mayor compromiso. Al igual que el resto de plantillas, adáptalo a tu negocio, incluye información adicional si fuese necesario, así como ciclos hormonales, seguimiento de estado de ánimo, etc.
5. Formulario de revisión mensual
Este es un formulario muy básico que se puede completar y enviar por correo electrónico una vez al mes.
Contiene una serie de preguntas abiertas en las que se le pide al cliente que analice su progreso mensual, identificando los logros, aquellos objetivos que aún no se han cumplido y aquellas áreas que podría mejorar para conseguirlo. Esto permite transferir la responsabilidad de la consecución de objetivos al cliente. Este es un paso muy importante para tu cliente, porque cuando son ellos mismos los que identifican una posible solución a su problema, sabrán perfectamente en qué pueden mejorar, qué tienen que hacer y por tanto serán ellos mismos quienes se responsabilicen de sus éxitos. Tienen que entender que tú les vas a ayudar en el proceso, pero para bien o para mal, el éxito será de ellos.
6. Formulario de acuerdo de nuevo cliente
Este formulario describe una serie de acuerdos entre el entrenador y el cliente que debe ser firmado antes de iniciar el programa. Incluye un acuerdo de compromiso en el que se explica que sucederá en caso de llegar tarde, de no presentarse o si se realiza una cancelación tardía. También incluye una política de reembolso, así como el método de pago.
Dejar esto hablado por adelantado te evitará muchos problemas y calentamientos de cabeza. Es imprescindible que estos temas se hablen y firmen formalmente para que los clientes comprendan completamente la forma en que funciona tu negocio con respecto a las finanzas. Si esto no queda claro antes de comenzar el programa, puede ser muy difícil implementarlo después.
7. Formulario de solicitud de referencias
Este documento está escrito en forma de carta amigable o correo electrónico. Felicita al cliente por el progreso que ha logrado hasta ahora e invita a recomendar tus servicios a un amigo o familiar que también estaría interesado.
Tener tu propio sistema de referencias, te ayudará a tener un negocio más sólido, permitiéndote así captar más clientes de forma sistematizada.
8. Formulario PAR-Q
El cuestionario de preparación para la actividad física (PARQ) es probablemente el formulario más importante dentro de tu programa de entrenamiento. Es un formulario sencillo que debe completarse antes de realizar cualquier actividad física, y es el documento que acredita a tu cliente como apto para comenzar a realizar ejercicio de forma segura.
En algunas circunstancias, puede ser necesaria una autorización adicional de un médico. El PAR-Q debe completarse de nuevo si el cliente dejó por un tiempo el entrenamiento y se ha vuelto a incorporar después de 6 meses y todos los formularios PAR-Q deben guardarse junto a todos los documentos del cliente.
Descargar todos los documentos
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